Mitglieder & Rollen
Rollen gibt es in zwei Ebenen. Eine Arbeitsbereichsrolle — Administrator, Ersteller oder Mitglied — wird beim Einladen festgelegt und gilt für den gesamten Arbeitsbereich. Eine App-Rolle pro App — Eigentümer, Bearbeiter oder Betrachter — gilt nur für eine App. Beide sind unabhängig: Arbeitsbereichsrollen werden in der Admin-Konsole → Benutzer vergeben, App-Rollen auf dem Tab Mitglieder jeder App.
Jemanden in den Arbeitsbereich einladen
- Öffnen Sie die Admin-Konsole → Benutzer (nur Administratoren).
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
- Wählen Sie ihre Arbeitsbereichsrolle — Administrator, Ersteller oder Mitglied.
- Senden Sie die Einladung.
- Die Person folgt dem per E-Mail zugesandten Link, legt ein Passwort fest und tritt Ihrem Arbeitsbereich bei.
Arbeitsbereichsrollen
| Rolle | Kann |
|---|---|
| Administrator | Mitgliederzugriff verwalten, Nutzung überwachen, Abonnement & Abrechnung verwalten, Verwaltungsaufgaben erledigen sowie Apps erstellen & verwalten — alles über die Admin-Konsole, die nur Administratoren öffnen können. |
| Ersteller | Alles, was ein Mitglied kann, plus Apps erstellen und verwalten. Ein Ersteller wird automatisch zum Eigentümer jeder von ihm erstellten App; Apps löschen kann er nicht (nur Administratoren). |
| Mitglied | Nutzt die Apps, zu denen ein App-Eigentümer Zugriff gewährt — mit der jeweils zugewiesenen App-Rolle: Eigentümer, Bearbeiter oder Betrachter. |
App-Rollen — pro App auf dem Tab Mitglieder vom Eigentümer der App vergeben:
| Rolle | Kann |
|---|---|
| Eigentümer | Alles: Daten bearbeiten, Mitglieder verwalten, Schema ändern, veröffentlichen, archivieren. |
| Bearbeiter | Datensätze erstellen und bearbeiten; importieren und exportieren. |
| Betrachter | Nur lesen: Datensätze ansehen und exportieren. |
Der Arbeitsbereich-Eigentümer. Wer einen Arbeitsbereich anlegt, ist dessen Eigentümer — ein besonderer Administrator und die zentrale Ansprechperson für den Arbeitsbereich. Jeder Administrator (auch der Eigentümer) ist automatisch App-Eigentümer jeder App im Arbeitsbereich.
Ersteller besitzen, was sie erstellen. Ein Ersteller ist App-Eigentümer jeder von ihm erstellten App, und ein anderer Eigentümer kann ihm eine Rolle in weiteren Apps zuweisen. Ersteller sind jedoch keine Administratoren — keine Admin-Konsole, und das Löschen oder Kopieren von Apps bleibt den Administratoren vorbehalten. Erreicht ein Ersteller das App-Limit des Tarifs, wird er gebeten, sich an einen Arbeitsbereich-Administrator zu wenden (nur Administratoren können den Tarif ändern). Tarife begrenzen außerdem die Zahl der Administratoren, Ersteller und Mitglieder eines Arbeitsbereichs — eine Einladung wird abgelehnt, sobald die Plätze einer Rolle belegt sind.
Ein Arbeitsbereich pro Administrator — in der Regel. Eine Person ist normalerweise Administrator nur eines Arbeitsbereichs, aber Mitglied in vielen. Bei einem Tarif mit mehreren Arbeitsbereichen kann eine Inhaberin/ein Inhaber zusätzliche Arbeitsbereiche (z. B. getrennte Dev / Staging / Prod) über die Registrierungsseite erstellen und als Administrator in einen weiteren solchen Arbeitsbereich eingeladen werden; andernfalls wird eine Einladung als Administrator abgelehnt, wenn die Person bereits einen Arbeitsbereich führt — laden Sie sie als Mitglied ein. Arbeitsbereichsnamen sind in ganz SheetApps eindeutig, daher braucht ein neuer Arbeitsbereich möglicherweise einen anderen Namen.
Sensible Daten: SSN- und Kreditkartenfelder werden in Tabelle und Formularen bis auf die letzten 4 Ziffern maskiert angezeigt, mit einem Umschalter zum Einblenden während der Bearbeitung — und jedes Feld kann über eine
sensitive-Regel dieselbe Behandlung erhalten. Kartennummern gehen weiter: nur die letzten 4 Ziffern werden überhaupt gespeichert. Exporte maskieren diese Felder standardmäßig; ein Eigentümer kann Sensible Daten einschließen ankreuzen, um echte Werte zu exportieren.Passwort eines Mitglieds zurücksetzen: ein Arbeitsbereich-Administrator kann dies über Admin-Konsole → Benutzer mit Passwort zurücksetzen tun. Es erstellt einen einmal verwendbaren Link (1 Stunde gültig), dem das Mitglied folgt, um ein neues Passwort festzulegen — der Administrator sieht oder setzt es nie.
Mitgliedersperre: unter Admin-Konsole → Benutzer → Mitgliederzugriff kann ein Administrator den Arbeitsbereich vorübergehend für Mitglied- und Ersteller-Benutzer sperren — mit einer Nachricht und einer optionalen automatischen Aufhebungsdauer (oder bis zur Aufhebung). Gesperrte Benutzer sehen die Nachricht bei der Anmeldung; Administratoren und der Eigentümer behalten den Zugriff, sodass die Sperre jederzeit aufgehoben werden kann.
Benutzer deaktivieren oder entfernen: Unter Admin-Konsole → Benutzer kann ein Administrator ein Mitglied deaktivieren (sperrt die Anmeldung überall; Reaktivieren stellt sie wieder her) oder aus dem Workspace entfernen (entzieht den Zugriff hier — Konto und andere Workspaces bleiben unberührt). Beides ist für Sie selbst und den Workspace-Eigentümer nicht möglich. Die Deaktivierung gilt nur für ein Konto, das ausschließlich zu diesem Workspace gehört — bei Personen in mehreren Workspaces entfernen Sie sie stattdessen aus diesem.